Simplify, Leeds City Council optimise their print service using Canon document solutions

Міська рада Лідса: стати кращими з меншими витратами

Завдання

Міська рада Лідса, другого за величиною міського району Британії, надає особливо важливі послуги з підтримки для 700 000 громадян. Вона також бажає бути найкращою як за якістю послуг, так і за якістю обслуговування. У часи жорсткої економії та скорочення витрат у державному секторі це вкрай складно.

Окрім прагнення підвищити продуктивність, зменшити кількість відходів і витрати на друк, раді також необхідно було враховувати те, що люди почали по-іншому користуватися державними службами. Як розповідає Хелена Філліпс (Helena Phillips), керівник відділу спільних послуг: «Усе частіше для комунікації використовуються цифрові канали, тому наше завдання — удосконалити наші послуги в умовах скорочення бюджетів».

"Ми поклали собі за мету впровадити інтелектуальне рішення для друку, яке дало б змогу заощадити кошти міської ради та прискорити обслуговування громадян."

Simplify, Leeds City Council boost productivity through Canon’s printing and document management solutions

Коли ми визначали області неефективності, відразу стало очевидно, що одна з них — це служба друку. Це основний IT-відділ зі 12 500 співробітників, але було дуже складно обслуговувати парк мережевих і автономних пристроїв, а також керувати ним. Менеджер керованих служб друку Кірсті Маккарті (Kirsty McCarthy) пригадує: «Моя команда витратила багато днів на вирішення проблем і спроби звести до мінімуму переривання в роботі. Ми поклали собі за мету впровадити інтелектуальне рішення, яке дало б змогу заощадити кошти міської ради та прискорити обслуговування громадян».

Рішення Canon

У тісній співпраці з радою компанія Canon розробила корпоративне рішення для друку під назвою PrintSmart. Воно складалося з 850 сучасних монохромних і кольорових багатофункціональних пристроїв та інтегрованого серверного рішення для факсимільного зв’язку з єдиною системою керування.

"Компанія Canon одразу взяла на себе роль стратегічного партнера, а не постачальника."

Щоб допомогти раді запровадити PrintSmart протягом шести місяців, компанія Canon надала онлайнові та відеокурси, а також навчальну програму для створення «суперкористувачів», які могли б показати колегам, як використовувати вдосконалену систему. За словами керівника відділу служб та інфраструктури Ендрю Байрома (Andrew Byrom): «Компанія Canon зайняла позицію стратегічного партнера, а не постачальника. Учасники команди докладали всіх зусиль, особливо під час складної перехідної фази. Технологія була така чудова й зручна, що люди швидко її опанували».

Переваги

Рішення PrintSmart відразу дало фінансовий ефект — уже першого року рада заощадила приблизно 30 % від вартості попереднього контракту, що на сьогодні становить понад 400 тисяч фунтів стерлінгів. Завдяки заміні принтерів рентабельнішими багатофункціональними пристроями кількість друкарських пристроїв зменшилася на 39 %, що дало змогу вже за перший рік скоротити обсяг друку на 25 %. Також суттєво підвищилась екологічність. Протягом першого року викиди парникових газів знизилися на 1 007 318 кг, і вдалося зберегти 18 139 дерев, що сприяло поліпшенню екології Лідса.

"Удосконалення було неймовірним. Невеликі зміни, як-от видимість черг друку та індивідуальний доступ за PIN-кодом, допомогли заощадити час і запобігти втраті документів."

Як пояснює Джо Мікло (Jo Miklo), керівник департаменту управління торгово-промисловою діяльністю, продуктивність суттєво підвищилася: «Удосконалення було неймовірним. Невеликі зміни, як-от видимість черг друку та індивідуальний доступ за PIN-кодом, допомогли заощадити час і запобігти втраті документів під час їх отримання. Просте сканування даних також дало змогу швидше реагувати на запити громадян». Рада практично усунула простої, а для Ендрю Байрома найяскравішою ознакою успіху було те, що протягом місяців він не отримав жодних скарг.

Також значно поліпшено захист даних. Удосконалене рішення для факсимільного зв’язку, яке, зокрема, використовується для обміну даними між лікарнями та школами, гарантує безпечну обробку конфіденційної інформації. Нові заходи, як-от індивідуальний доступ за PIN-кодом і автоматичне видалення завдань друку через 24 години, також забезпечили суттєве поліпшення в цій галузі.

Цифрова міська рада

Завдяки допомозі Canon Ендрю Байром збирається додатково скорочувати обсяги друку на п’ять відсотків щороку. Використовуючи докладні звіти системи, його команда приділить основну увагу відділам, де спостерігається завеликий обсяг друку, і пояснить співробітникам, як його зменшити. Головна мета — зробити так, щоб нова інфраструктура друку забезпечила довгострокову рентабельність інвестицій, а адміністрація могла зосередитися на вдосконаленні роботи та економії в інших сферах.

Simplify, Leeds City Council cut costs and waste, using plug and play technology from Canon

"Кардинально змінивши принципи нашої роботи, компанія Canon допомогла нам краще обслуговувати громадян Лідса."

Рада вважає, що успіх PrintSmart — це приклад того, як слід реалізувати великі корпоративні проекти. Хелена Філліпс каже: «Система PrintSmart перетворила проблемні послуги друку на важливий інструмент для роботи в цифрову епоху. Кардинально змінивши принципи нашої роботи, компанія Canon допомогла нам краще обслуговувати громадян Лідса».

Докладніше

Зверніться до нас

Дізнайтесь, як ми можемо допомогти спростити ваш бізнес

Докладніше