ПОРАДИ З ДРУКУ

Вісім способів безпечного друку з принтерами Canon

Незалежно від того, як ви працюєте — в офісі чи віддалено, ви можете скористатися функціями принтерів Canon PIXMA та MAXIFY для безпечного друку й захисту конфіденційної чи секретної інформації.
Принтер Canon MAXIFY стоїть на столі в офісі, на задньому плані група людей розмовляє один з одним.

Рішення для безпечного друку є важливою вимогою в сучасному робочому середовищі. Прагнення гібридної роботи й використання досконаліших мобільних рішень супроводжується вимогами до безпеки мереж і підключених до них пристроїв, зокрема принтерів.

Незалежно від мети використання — друк рахунків, копіювання контрактів або сканування конфіденційних документів, — багатофункціональний принтер, як і раніше, є найважливішим пристроєм в офісі. Доступність принтера для багатьох користувачів у різних місцях робить роботу зручнішою, але водночас підвищує ризики кібербезпеки.

Отже, як створювати друковані копії, але захищати при цьому конфіденційну інформацію і підтримувати загальну безпеку даних?

Як пояснює фахівець із маркетингу продукції Canon Europe Зубайр Рахім (Zubair Rahim), найновіші принтери Canon MAXIFY та PIXMA оснащені низкою функцій безпечного друку. «Під час використання одного з принтерів серії MAXIFY GX, наприклад моделей GX4040 та GX3040 для домашнього офісу або моделей GX5040, GX6040 і GX7040 для невеликого офісу, ви отримуєте не лише високу продуктивність, а й високий рівень безпеки друку», — каже він.

Відповідність GDPR та іншим нормам захисту даних у всьому світі означає, що компанії зобов’язані гарантувати безпеку та конфіденційність особистих даних. Принтери є потенційно вразливими пристроями, оскільки існує можливість несанкціонованого доступу до конфіденційних даних. Хоча це більшою мірою залежить від процесів, а не від обладнання, яке використовує компанія, найновіші принтери Canon оснащені функціями, які підвищують безпеку друку та знижують ризик порушення вимог щодо захисту даних.

У цій статі ми перераховуємо основні кроки, які ви можете зробити для підтримки безпеки друку та захисту конфіденційних документів.

1. Безпечний друк із хмарних служб і сканування в них за допомогою Cloud Link

Користувач сканує документ на принтері Canon MAXIFY, тримаючи палець біля панелі керування принтера.

Зберігання документів, доступ до них та керування через хмарну службу є більш безпечним і зручним для тих, хто працює дистанційно. За допомогою Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link документи можна друкувати та сканувати в таких сервісах, як Google Диск™ і Microsoft OneDrive®, безпосередньо з принтера.

Зберігання конфіденційних даних на комп’ютері або ноутбуку супроводжується численними ризиками. Пристрій може бути викрадено або зламано, а обладнання для зберігання даних може вийти з ладу або пошкодитися. Зберігання даних і документів у хмарі забезпечує додатковий рівень захисту й дозволяє безпечно друкувати з популярних хмарних служб і сканувати в них за допомогою технології Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

«Доступ до Cloud Link можна отримати через екран принтера, якщо він є, або за допомогою програми Canon PRINT на смартфоні, — пояснює Зубайр. — Організації можуть зберігати документи централізовано в обліковому записі зі спільним доступом на Google Диск™, Dropbox™, Evernote® і Microsoft OneDrive®, тому не потрібно зберігати кілька копій локально».

Google Classroom™ тепер також включено до Cloud Link, що дає вчителям і учням можливість друкувати спільні документи та сканувати їх прямо з принтера до папки Google Диск.

2. Установлення пароля адміністратора

Принтер Canon MAXIFY стоїть на столі, поруч розкидано документи.

Апаратні методи захисту друку, доступні на деяких принтерах Canon PIXMA та MAXIFY, включають можливість установлення пароля адміністратора й надання доступу до екрана та функцій принтера лише уповноваженим особам.

Простою та зручною опцією є встановлення пароля адміністратора для обмеження несанкціонованого доступу до принтера на мережевих принтерах Canon MAXIFY та PIXMA. Адміністратор може встановити на принтері до 20 авторизованих користувачів, кожному з яких може бути призначено індивідуальний пароль. Якщо не ввести пароль, екран залишається заблокованим. Це дозволяє гарантувати, що особа, яка просто підійшла до принтера, не зможе використати його або змінити налаштування. «Ця функція безпеки особливо корисна для принтерів, розташованих у громадських місцях, — каже Зубайр. — Це означає, що ви можете налаштувати всі параметри Wi-Fi та локальної мережі й заблокувати їх за допомогою пароля адміністратора.

Ви також можете контролювати дії авторизованих користувачів. Наприклад, ви можете дозволити лише чорно-біле копіювання або обмежити функції сканування, як-от сканування на USB-накопичувач (якщо є) або доступ до хмари через екран принтера».

3. Використання можливостей інтерфейсу віддаленого користувача

Рука тримає смартфон із відкритою програмою Canon PRINT, на столі стоїть принтер Canon MAXIFY.

«Програма Canon PRINT — це інструмент, що надає доступ до принтера, незалежно від того як ви працюєте — віддалено або в офісі, що дозволяє друкувати, сканувати, копіювати, перевіряти журнали, змінювати налаштування безпеки та принтера», — каже Зубайр. Програма доступна на пристроях Android та iOS.

Окрім увімкнення функцій безпечного друку на самому принтері, також можна віддалено керувати пристроєм і користувачами за допомогою інтерфейсу віддаленого користувача Canon.

Доступ до інтерфейсу віддаленого користувача можна отримати безпосередньо через веббраузер або програму Canon PRINT. Він дозволяє налаштовувати параметри принтера, виконувати обслуговування і, що особливо важливо, змінювати паролі, обмежувати доступ та налаштовувати протоколи автентифікації безпеки принтера.

«Усіма цими протоколами можна керувати за допомогою інтерфейсу віддаленого користувача, — додає Зубайр. — Налаштування AirPrint та Bonjour, як і способи отримання доступу до принтера, також можна змінювати. Це може бути зручно, якщо ви знаходитесь у певному місці, чи то офіс або дім, і хочете, щоб принтером користувалися лише користувачі, що знаходяться у цьому місці, — ви можете обмежити IP-доступ і дозволити підключатися до пристрою лише тим IP-адресам, які ви знаєте і яким довіряєте».

4. Контроль журналу роботи

Відбиток виходить із принтера Canon MAXIFY, що стоїть на офісному столі, навколо нього лежать стоси документів. На задньому плані за столами сидять п’ятеро людей.

Принтер Canon MAXIFY GX4040 оснащений 2,7-дюймовим сенсорним РК-екраном, з якого можна встановити пароль адміністратора, керувати користувачами та переглядати історії завдань.

Якщо ви є адміністратором або основним користувачем принтера й підозрюєте, що хтось використовує пристрій не за призначенням або отримує доступ до нього, коли це не дозволено, ви можете визначити це за допомогою журналу роботи принтера.

«Це проста історія завдань друку, яка дозволяє відстежувати будь-які незвичайні операції з друку, — пояснює Зубайр. — Отже, якщо ви виявите незвичайний обсяг завдань друку, або друк у період, коли ніхто не повинен використовувати принтер, ви можете отримати доступ до журналу роботи на екрані принтера, якщо він є (за умови, що ви встановили пароль адміністратора)».

5. Посилення безпеки за допомогою автоматичного оновлення мікропрограми

Принтер Canon MAXIFY стоїть на столі, поруч знаходиться лампа, ноутбук, екран, рослина та канцелярське приладдя.

Оновлення мікропрограми принтера можуть містити виправлення системи безпеки, тому слід переконатися, що на принтері встановлено актуальну версію мікропрограми. Оновлення можна встановити вручну, хоча деякі моделі, як-от Canon MAXIFY GX3040, можуть робити це автоматично.

Оновлення мікропрограми на смартфоні, планшеті або комп’ютері — звичайний процес у сучасному житті, і для принтерів також іноді бувають доступні різні оновлення.

Раніше вам доводилося дотримуватися підказок на екрані для встановлення найновішої версії мікропрограми або перевіряти версію мікропрограми принтера на самому пристрої. Також можна було виконати оновлення вручну за допомогою інтерфейсу віддаленого користувача або перейти на сайт підтримки Canon, щоб дізнатися, чи вийшла нова версія.

«Зараз деякі нові принтери, як-от Canon MAXIFY GX3040 та Canon MAXIFY GX4040, мають автоматичне оновлення мікропрограми, — зазначає Зубайр. — Ці моделі контролюють установлення актуальних оновлень».

6. Активація нагадування забрати оригінал

Захист конфіденційної інформації є важливим моментом під час використання функції сканування або копіювання багатофункціонального принтера. Наприклад, можна випадково залишити документ на склі, який згодом може знайти стороння особа.

Щоб вирішити цю проблему, у багатьох нових багатофункціональних принтерах Canon з’явилася можливість встановити нагадування про потребу забрати оригінал документа.

«Після активації цієї функції, — пояснює Зубайр, — на екрані принтера відображатиметься підказка, а сам принтер видаватиме звуковий сигнал приблизно через хвилину після сканування або копіювання з нагадуванням, що ви залишили документ на склі».

7. Додавання водяного знака за допомогою функції Stamp (Штамп) / Background (Фон)

Якщо ви друкуєте конфіденційні документи, функція Stamp (Штамп) / Background (Фон) у моделях принтерів Canon PIXMA та MAXIFY забезпечує додатковий захист.

«Це схоже на нанесення водяного знаку на документ, — каже Зубайр. — Функція Stamp (Штамп) дозволяє надрукувати дуже світлий текстовий або графічний штамп під вмістом документа. Ви можете вибрати дату, час або ім’я користувача, що дозволить вам підкреслити конфіденційний характер документа, а також відстежувати усі зниклі копії».

8. Безпечний друк із шифруванням TLS 1.3

Людина кладе аркуш паперу на сканер принтера Canon MAXIFY.

Хоча фільтрування за IP-адресою не часто використовується в домашніх офісах, ця функція доступна на багатьох принтерах Canon PIXMA та MAXIFY. Вона дозволяє встановити, з яких IP-адрес дозволено отримувати доступ до принтера для друку або зміни налаштувань.

Актуальна версія протоколу шифрування Transport Layer Security (TLS) працює швидше й забезпечує підвищену безпеку, коли принтер підключено до маршрутизатора. Компанія Canon додала підтримку TLS 1.3 у принтерах Canon MAXIFY GX4040 та GX3040.

«Попередня версія TLS 1.2 як і раніше є безпечною і використовується у мережі найчастіше, — стверджує Зубайр, — але ми впроваджуємо TLS 1.3 у наші пристрої, щоб забезпечити їхню відповідність досконалішому шифруванню, яким оснащуються сучасні пристрої.

На відміну від багатьох практичних функцій безпечного друку, які ми впровадили в наших моделях MAXIFY та PIXMA, деякі користувачі можуть навіть не помітити таких функцій, як шифрування TLS 1.3 для захисту даних та підтримка WPA3, яка покращує можливості підключення і захист мережі від таких ризиків безпеки, як прослуховування та спуфінг. Але ми вносимо ці доповнення у фоновому режимі, щоб друк став більш безпечним».

У наш час, коли робота супроводжується постійним підключенням до Інтернету, важливо гарантувати захист конфіденційної інформації. Функції безпеки в принтерах Canon допоможуть забезпечити максимальну безпеку друку та інформації у надрукованих документах.



Автор: Маркус Хокінс (Marcus Hawkins)

Пов’язана продукція

Схожі статті

  1. Google, Google Classroom та Google Диск є торговельними марками компанії Google LLC, цей сайт не схвалений компанією Google і не пов’язаний із нею.
  2. Dropbox є торговельною маркою корпорації Dropbox Inc.
  3. Evernote є зареєстрованою торговельною маркою корпорації Evernote.
  4. Microsoft OneDrive є зареєстрованою торговельною маркою корпорації Microsoft у США та інших країнах.