Перевантаження даними: чому фінансовим відділам необхідно змінити підхід до управління інформацією

Попри те, що цифрова трансформація докорінно змінила чимало сфер бізнесу, у фінансових операціях, особливо обліку кредиторської заборгованості, прогрес помітно повільніший. Введення даних вручну, неузгоджені процеси затвердження та недостатня інтеграція систем і надалі суттєво зменшують ефективність. Керівники фінансових відділів усвідомлюють переваги автоматизації, однак її впровадження відбувається непослідовно: більшість команд автоматизують свої процеси лише частково.

Згідно з останнім звітом, присвяченому тенденціям автоматизації процесів обліку кредиторської заборгованості Accounts Payable Automation Trends¹, попри те, що більшість компаній усвідомлюють необхідність автоматизації, 74 % досі обмежуються частковою автоматизацією процесів обліку кредиторської заборгованості. Час це змінити. Для фінансових команд постійне заняття адміністративними завданнями може стати демотивуючим фактором. Водночас керівники фінансових відділів повинні продемонструвати, що їхній відділ — не просто джерело витрат, а важлива складова стратегічного планування та прийняття рішень на основі даних на найвищому рівні компанії.

Більше п’ятої частини відділів обліку кредиторської заборгованості відстають на кілька місяців з обробкою рахунків², і це має суттєве значення, оскільки в сучасному мінливому бізнес-середовищі фінансова гнучкість залежить від точного розуміння суми заборгованості і термінів її оплати. В умовах невизначеного ринку компанії, що не контролюють свої грошові потоки, можуть не встигати швидко реагувати на зміни ринку та стикатися з проблемами при отриманні кредитів на вигідних умовах³ .

Оцифровування фінансових процесів надає керівникам фінансових відділів значні стратегічні переваги: підвищення відповідності стандартам, скорочення витрат і надання кваліфікованим фахівцям часу для роботи над довгостроковими стратегічними завданнями замість ручного введення даних.

У компаніях із ручним веденням фінансових операцій проблеми неефективності проявляються на всіх етапах роботи. Рахунки надходять у різних форматах — частина в цифровому вигляді, частина на папері, що вимагає ручного внесення даних перед обробкою. Процеси затвердження відбуваються повільно та неузгоджено, що призводить до затримок, прострочених платежів і напружених відносин із постачальниками. І ці проблеми зазвичай є лише початком набагато більших проблем.

За даними звіту AP Trends, 60% рахунків досі вводяться вручну в ERP або системи обліку, а 52% фахівців з обліку кредиторської заборгованості витрачають на їх обробку понад десять годин щотижня. Ці недоліки забирають час і спричиняють значний стрес для фінансових команд — 64% респондентів назвали це найбільшою проблемою.

Дотримання стандартів також стає дедалі складнішим. За даними деяких досліджень, штрафи за порушення процедури «Знай свого клієнта» (KYC) та «Управління життєвим циклом клієнта» (CLM) за останні роки зросли на 53%⁴. За відсутності структурованої інформації та налагоджених процесів управління фінансами для адаптації до мінливих регуляторних вимог компанії ризикують фінансовими втратами та шкодою для репутації.

Натомість організації, які впровадили сучасні технології у фінансові процеси, розвиваються і процвітають. За даними дослідження Ardent Partners⁵, передові системи автоматизації обліку кредиторської заборгованості дозволяють заощадити 79,5% витрат на обробку рахунків і скоротити кількість працівників для управління процесами обліку кредиторської заборгованості на третину порівняно із середньостатистичними компаніями.

Керівники фінансових відділів усвідомлюють усі проблеми. Проте для їхнього вирішення недостатньо просто покращити існуючі системи та процеси. Для цього потрібен повністю новий підхід до управління, доступу та обробки фінансової інформації. Простіше кажучи, потрібен більш ефективний підхід до управління інформацією.

Організації, які впроваджують сучасні підходи до управління інформацією, можуть досягти суттєвих результатів. Як це виглядає на практиці?

Компаніям потрібно оцифрувати фінансові процеси, автоматизувати затвердження рахунків і централізовано зберігати фінансові документи. Це дозволить краще контролювати процеси, зменшити витрати і дати фінансовим командам можливість працювати над більш важливими завданнями.

Одне з найбільш помітних покращень стосується швидкості обробки рахунків. Згідно з дослідженням Ardent, компанії, які впровадили автоматизацію обліку кредиторської заборгованості, обробляють рахунки на 81% швидше, зменшуючи середній час обробки з понад 10 до 3 днів у фінансових відділах з високими показниками продуктивності.

Окрім підвищення операційної ефективності, структурований підхід до управління інформацією також покращує точність фінансових даних та прозорість процесів. Згідно з дослідженням AP Automation Trends, повне оцифровування процесів обліку кредиторської заборгованості дозволяє компаніям зменшити помилки на 73% і підвищити точність фінансової звітності на 40%. Такий рівень точності та прозорості дозволяє керівникам фінансових відділів приймати рішення на основі даних, оптимізувати оборотний капітал і посилювати контроль над фінансами.

Для багатьох фінансових відділів перехід на повністю цифрові та автоматизовані робочі процеси може здаватися непростим завданням. Перехід від ручних процесів і застарілих систем вимагає не лише правильного вибору технології — потрібен структурований, поетапний підхід, що відповідає бізнес-цілям, зменшує ризики та забезпечує безперебійну інтеграцію.

Для переходу фінансового відділу до повністю цифрової роботи потрібен час. Проте, дотримуючись поетапного плану, фінансові команди можуть мінімізувати перешкоди, прискорити окупність інвестицій і створити основу для довгострокового розвитку.

• Крок 1: визначення слабких місць у фінансових процесах та обробці рахунків
Перед впровадженням технологій компанії слід провести аудит існуючих робочих процесів, визначивши слабкі місця, як-от затримки із затвердженням, ручне введення даних та обмежена прозорість фінансових процесів.

• Крок 2: вибір оптимальних рішень і постачальників
Організаціям варто обирати рішення та постачальників, що максимально відповідають їхнім внутрішнім проблемам. Зазвичай починають із таких напрямків, як обробка рахунків, автоматизація управління контрактами та цифрові поштові відділення. Постачальники рішень у цих сферах дозволяють не лише автоматизувати фінансові процеси, а й забезпечити інтеграцію з ERP та іншими фінансовими системами, що надає оперативний доступ до фінансових даних у режимі реального часу у всій компанії.

• Крок 3: поетапне впровадження
Успішна цифрова трансформація зазвичай починається зі сфер, які мають найбільший вплив на бізнес. Багато компаній починають із автоматизації процесів отримання та затвердження рахунків, а потім переходять до інших напрямків. Такий поетапний підхід забезпечує плавний перехід і швидку окупність.

• Крок 4: навчання команд і управління змінами
Фактично, автоматизація фінансових процесів працює лише тоді, коли команди вміло її застосовують. За даними Association for Intelligent Information Management (AIIM)⁶, компанії, які інвестують у навчання персоналу та управління змінами, демонструють на 25% вищу ефективність впровадження систем. Таким чином, забезпечення повного розуміння та прийняття цифрових робочих процесів фінансовими командами є ключем до довгострокового успіху.

• Крок 5: моніторинг, оптимізація та масштабування
Використовуючи аналітичні панелі в режимі реального часу, фінансові команди можуть контролювати ефективність обробки рахунків, зменшення помилок та рівень відповідності стандартам. Дані про ефективність допомагають додатково вдосконалювати робочі процеси, забезпечуючи безперервне підвищення ефективності з часом.

Для фінансових команд перехід до розумного управління інформацією — це не лише підвищення ефективності, а й забезпечення стійкості, контролю і здатності швидко реагувати в умовах постійних змін у сфері фінансів. У міру розвитку компанії ручні процеси, неструктуровані фінансові дані та ризики порушення стандартів стають просто неприпустимими.

Фінансовий відділ має стати повноцінним учасником прийняття стратегічних рішень. У процесі ухвалення важливих рішень керівники фінансових відділів надають аналітичну інформацію і стратегічні рекомендації, доводячи тим самим, що їхня роль значно ширша за ведення обліку.