Три приховані вразливі місця в операційних процесах (і способи їхнього усунення)

Керівники операційних відділів інвестували значні кошти в платформи планування ресурсів підприємства (ERP), автоматизацію робочих процесів та хмарні інструменти, але багато хто досі стикається з неефективністю, ризиками недотримання нормативних вимог і розрізненими процесами, що сповільнюють бізнес.

Сьогодні головним завданням операційних відділів є не просто цифровізація робочих процесів, а їхня інтеграція в загальну структуру компанії для підвищення ефективності, покращення відповідності нормативним вимогам і збільшення адаптивності.

Очевидно, що сама по собі технологія не гарантує ефективність. Багато робочих процесів все ще частково виконуються вручну, дані зберігаються в розрізнених системах, затвердження відбуваються із затримками, а контроль за дотриманням нормативних вимог потребує втручання людини. Не дивно, що за даними досліджень PWC, 69 % керівників операційних відділів та ланцюгів постачання вважають, що їхні інвестиції у технології не виправдали очікувань¹.

Зосередившись на трьох часто недооцінених проблемах ручних процесів — розрізнених системах та відсутності прозорості у питаннях дотриманням нормативних вимог, — керівники операційних відділів можуть усунути вразливі місця та повністю реалізувати потенціал своїх інвестицій у цифрові технології.

Хоча більшість паперових процесів уже відійшли у минуле, проблеми з ефективністю досі спостерігаються в напівавтоматизованих робочих процесах, роз’єднаних системах та прогалинах у системі забезпечення відповідності. Вирішення цих проблем полягає не в збільшенні кількості технологій, а у впровадженні розумнішого й більш інтегрованого підходу до управління інформацією.

Незважаючи на те, що ми живемо в сучасному цифровому середовищі, багато людей досі виконують ключові бізнес-процеси застарілими методами. Такі процеси, як затвердження рахунків, складання звітів щодо відповідності та управління поштовими відділеннями, часто передбачають непотрібне ручне введення даних, обмін великою кількістю листів і використання неінтегрованих таблиць.

Погашення кредиторської заборгованості є наочним прикладом. У багатьох відділах погашення кредиторської заборгованості затвердження рахунків здійснюється через електронну пошту, а дані вводяться вручну, що спричиняє значні затримки та фінансові втрати через помилки. Натомість належна автоматизація процесів збору, перевірки й затвердження рахунків прискорює рух коштів, підвищує точність і дає змогу фінансовим відділам зосередитися на стратегічних питаннях.

Незалежні або ізольовані системи суттєво уповільнюють процеси роботи. За відсутності інтеграції систем співробітники мають вручну переносити дані між ERP, системою управління відносинами з клієнтами (CRM), фінансовими системами та платформами для управління документами. Це призводить до помилок, проблем і ще більшої втрати часу.

Процес управління контрактами є класичним прикладом. Багато компаній досі використовують електронну пошту й електронні таблиці для управління контрактами, що ускладнює відстеження затверджень, контроль версій та забезпечення відповідності. Автоматизація робочих процесів із контрактами — від складання до затвердження та виконання — забезпечує повну прозорість процесу, прискорює виконання та постійний контроль дотримання норм.

Регуляторні вимоги зростають, проте багато компаній не бачать потенційних ризиків у сфері безпеки документів, управління інформацією та загального дотримання нормативних вимог. Наприклад, 53 % компаній не мають автоматизованого контролю доступу до документів², що суттєво підвищує ризик штрафів з боку регуляторних органів і негативного впливу на репутацію.

Простим способом вирішення цих проблем є цифрове поштове відділення, що автоматизує прийом і перенаправлення документів, спрощуючи контроль за дотриманням вимог. Незалежно від того, чи надходять документи електронною поштою, у вигляді відсканованих паперів чи цифрових форм. Завдяки цифровому поштовому відділенню будь-який бізнес-документ миттєво надсилається потрібній людині або команді, виключаючи ризик витоку конфіденційних даних.

Удосконалення управління інформацією забезпечує численні переваги компанії, покращуючи її стійкість, гнучкість і ефективність витрат у всій організації. Однак, як зазначалося в попередньому розділі, навіть компанії, які впровадили цифрові робочі процеси, часто стикаються з неповною автоматизацією, інформаційними бар’єрами й проблемами безпеки, що ускладнюють прийняття рішень. Тож як операційні команди можуть реалізувати потенціал своїх інвестицій у цифрові технології?

Мінімізація ручного втручання в критичні робочі процеси дозволяє суттєво підвищити ефективність основних бізнес-процесів. Згідно з дослідженням Canon³, ефективна автоматизація може скоротити час обробки до 50 %, даючи змогу командам зосередитись на стратегічному розвитку замість виконання повторюваних завдань.

Інтеграція інформаційних робочих процесів між бізнес-системами, такими як ERP, CRM і системи управління документами, усуває потенційні затримки та забезпечує швидше прийняття рішень на основі даних. Компанії, які впроваджують повну автоматизацію процесів, на 75 % частіше отримують конкурентну перевагу порівняно з компаніями, які цього не зробили⁴.

Ще один напрям, у якому розумне управління інформацією відіграє важливу роль, — це дотримання нормативних вимог. Лише 51 % IT-команд повідомляють про повну автоматизацію політик зберігання документів⁵, що, безумовно, підвищує ризик недотримання нормативних вимог та значно збільшує обсяг ручної роботи для команд, які керують цим процесом. Упроваджуючи корпоративне управління інформацією, компанія миттєво підвищує безпеку документів, оптимізує процеси дотримання нормативних вимог і знижує ймовірність юридичних ризиків.

Результат? За результатами досліджень, компанії, що оптимізують інформаційні робочі процеси, мають можливість скоротити операційні витрати⁶ до 30 %. Оптимізуючи час обробки документів, усуваючи ручне передавання й автоматизуючи перевірки дотримання нормативних вимог, компанії можуть заощаджувати кошти та покращувати продуктивність.

Хоча цифрова оптимізація може здаватися складним процесом, насправді це лише низка простих кроків:

1. Проаналізуйте поточні робочі процеси, щоб визначити вразливі місця та ручні операції, які уповільнюють робочий процес.
2. Усувайте інформаційні бар’єри, об’єднуючи дані з ERP, CRM та систем контролю за дотриманням стандартів.
3. Автоматизуйте ключові процеси, такі як затвердження рахунків, управління контрактами та миттєве перенаправлення документів через цифрове поштове відділення.
4. Підвищуйте безпеку та відповідність вимогам шляхом впровадження автоматизованих політик зберігання даних, контролю доступу та корпоративних ініціатив управління.
5. Співпрацюйте з експертами, які знають, як ефективно інтегрувати рішення з управління інформацією.

Наступний етап цифрової трансформації операцій спрямований не на збільшення кількості технологій. А на підвищення їхньої ефективності. Компанії, які успішно подолають розрив ефективності шляхом автоматизації, інтелектуальної інтеграції систем і безперебійного обміну даними, здобудуть критичну перевагу у швидкості, зниженні витрат та операційній стійкості.

Головне — визначити шляхи автоматизації ключових робочих потоків,об’єднати розрізнені ІТ-системи підприємства та мінімізувати ручний контроль відповідності. Лише тоді компанія зможе побачити повну картину й ефективно реалізувати потенціал цифрової трансформації.

Ефективне управління інформацією — це не просто висока мета, а стратегічний ресурс, який має враховувати кожна організація. Він забезпечує відчутний бізнес-результат. Завдяки відповідним рішенням, як-от цифрові поштові відділення, управління контрактами та автоматизація управління кредиторською заборгованістю, організації нарешті зможуть перейти від розрізнених робочих процесів до створення операційної моделі майбутнього.