Від паперу до прогресу: як розумне управління кадровою інформацією відкриває стратегічні можливості

Чому попри стрімкий розвиток, робочі процеси відділу кадрів ще не повністю відповідають сучасним стандартам? Коротко кажучи, чому багато працівників відділу кадрів досі витрачають час на копіювання документів та ручне заповнення таблиць, ніби зараз 2005 рік?

Навіть попри те, що відділ кадрів набуває стратегічного значення завдяки змінам у політиці найму й способах роботи, багато відділів кадрів усе ще використовують ручні процеси та неузгоджені системи, що знижує їхню ефективність.

Попри розвиток технологій у робочому середовищі, 48 % працівників відділів кадрів оцінює управління інформацією у своїй компанії як посереднє або незадовільне¹. Багато працівників все ще використовують паперові документи, електронну пошту та таблиці для ведення обліку співробітників, дотримання стандартів та оцінки ефективності. Ці неефективні процеси марнують час, збільшують ризики й обмежують роль відділу кадрів як стратегічного партнера.

Щоб відділ кадрів приносив максимальну користь сучасному бізнесу, важливо перейти від реактивного виконання завдань до прогнозування потреб компанії. Для цього відділам кадрів потрібні інструменти для ефективнішого виконання адміністративних завдань із меншими затратами часу на контроль, що дозволить їм зосередитися на розвитку.

Коли процеси у відділі кадрів не працюють належним чином, це відчуває вся організація.

Наприклад, невдалий досвід під час адаптації нових працівників може надовго вплинути на ставлення людини до компанії. Наслідки можуть бути серйозними: кожен четвертий працівник відчуває розчарування вже протягом перших трьох місяців². Неефективні системи підвищують ймовірність порушень, при цьому 31 % організацій визнають, що безпека даних їхнього відділу кадрів недостатня³. Ці проблеми підвищують плинність кадрів, створюють ризики управління та заважають відділу кадрів зосередитися на стратегічних завданнях.

Відділи кадрів щотижня витрачають близько п’яти годин і більше на адміністративні завдання⁴, а у великих компаніях ця цифра значно вища. Без ефективних цифрових систем HR-фахівці витрачають більше часу на узгодження, ручний контроль за дотриманням вимог та підготовку звітів, замість того щоб зосереджуватися на розвитку кадрової стратегії.

Відділи кадрів працюють із конфіденційною інформацією співробітників, але багато компаній досі використовують неузгоджені електронні таблиці, паперові документи або застарілі системи. У 2023 році штрафи за порушення GDPR перевищили 2,1 млрд євро по всьому ЄС⁵. Відсутність безпечного автоматизованого контролю за дотриманням вимог у відділі кадрів підвищує правові ризики для організації.

Відділи кадрів збирають важливу інформацію про співробітників, проте часто не можуть її ефективно аналізувати та застосовувати Щоб керівники відділів кадрів могли зайняти стратегічну роль поруч із керівництвом, їм необхідний доступ до актуальних даних про тенденції серед працівників, прогалини у навичках та ризики плинності кадрів, що дозволяє перейти від реактивного до проактивного процесу ухвалення рішень⁶.

Провідні компанії впроваджують цифрові та автоматизовані процеси відділу кадрів, що заощаджує час, підвищує безпеку й відкриває можливості для роботи з даними. Завдяки цьому вони отримують переваги, які виходять за межі традиційного управління персоналом.

Упровадження автоматизації дозволяє відділам кадрів значно скоротити час на виконання адміністративних завдань. Наприклад, компанія Canon Italy впровадила внутрішню цифрову систему управління запитами співробітників, скоротивши час на адміністративні завдання на 15 % та покращивши контроль за дотриманням вимог⁷. Функції на кшталт порталів самообслуговування дозволяють співробітникам самостійно переглядати політики, подавати заявки на відпустку та оновлювати свої дані без участі відділу кадрів, скорочуючи кількість запитів до 50 %⁸.

Автоматичне відстеження документів, контроль за дотриманням вимог та безпечний доступ до інформації за ролями суттєво зменшують ризики порушень і загрози безпеки. Завдяки цьому більше 53 % керівників ІТ-відділів вже впровадили автоматизовані заходи безпеки для захисту даних працівників, щоб запобігти несанкціонованому доступу⁹.

Відділи кадрів використовують різні методи для відстеження важливих даних про працівників, таких як плинність кадрів і рівень залученості. Більшість із цих методів передбачають ручну обробку інформації працівниками відділу кадрів із різних джерел та підготовку звітів. Панелі управління в реальному часі надають миттєвий доступ до цих даних і дозволяють використовувати прогнозну аналітику, допомагаючи керівникам передбачати потреби в наймі, визначати ризики плинності та планувати навчання для отримання необхідних навичок¹⁰.

Насамперед робота з персоналом стосується людей, а не процесів. Цифровий підхід насамперед покращує адаптацію нових співробітників, відстеження ефективності й доступ до сервісів управління персоналом, надаючи співробітникам цифровий досвід, якого вони очікують. За даними досліджень Canon, компанії, що модернізують системи управління персоналом, підвищують задоволеність співробітників на 25 %¹¹.

Для багатьох відділів кадрів оцифровування управління інформацією може здаватися нелегким завданням. На щастя, трансформація не обов’язково має бути складкою й відбуватися миттєво. Структурований поетапний підхід забезпечує швидкі результати та закладає основу для довгострокового оцифровування.

1. Аналіз існуючих проблем — визначте проблемні місця робочих процесів відділу кадрів та контролю за дотриманням нормативних вимог.
2. Вибір інтегрованої системи управління персоналом (HRIS) — переконайтеся, що вона включає можливості автоматизації, аналітики та захищеного доступу.
3. Оцифровування та централізоване зберігання кадрових записів — перейдіть від паперових носіїв до цифрового зберігання для швидшого доступу та кращого захисту.
4. Автоматизація основних процесів кадрового управління — почніть із таких сфер, як адаптація нових співробітників, контроль за дотриманням вимог та управління ефективністю, щоб швидко побачити результати.
5. Покращення відповідності нормативним вимогам і посилення захисту — впроваджуйте автоматизовані політики зберігання, журнали аудиту та доступ на основі ролей.
6. Упровадження через навчання та управління змінами — переконайтеся, що відділи кадрів і співробітники впевнено користуються новими системам.

Керівники відділів кадрів мають унікальну можливість визначити нове значення своєї ролі в компанії. Вони більше не обмежуються адміністративними функціями — керівники відділів кадрів перетворюються на стратегічних партнерів, спеціалістів із планування кадрових ресурсів та важливих учасників ухвалення рішень. Але для цього їм потрібні сучасні цифрові інструменти, що дозволяють більше часу приділяти людям, а не паперовій роботі.

Упровадження інтелектуального управління інформацією — це не лише підвищення ефективності, а й кардинальна зміна роботи кадрового управління. Вони впроваджують сучасні рішення, підвищують задоволеність працівників, забезпечують дотримання вимог і отримують цінну інформацію для розвитку компанії.

Питання стоїть не в тому, чи впроваджувати цифрові технології у відділ кадрів, а в тому, як швидко ваша організація зможе це зробити.